Spesso i Comuni, gli Enti locali o le associazioni culturali sono proprietari di fondi fotografici appartenuti a fotografi locali o ad altri privati. Attraverso specifiche convenzioni, volte a garantire la conservazione del patrimonio locale e la diffusione della sua conoscenza, queste istituzioni concedono alla Fototeca la possibilità di includere questi fondi nel suo patrimonio, secondo diverse modalità:
- le fotografie, lastre o negativi possono essere depositate fisicamente presso la Fototeca per garantirne la conservazione, ferma restando la proprietà delle immagini
- può essere concessa la possibilità di effettuare le scansioni delle fotografie, lastre o negativi; gli originali vengono poi restituiti. Le scansioni vengono inserite nel patrimonio della Fototeca, inventariate e progressivamente catalogate. Riguardo le modalità di divulgazione, variano a seconda della volontà del cessionario.